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流程管理實戰(zhàn)方法論：使用建模等技術(shù)進行更好的流程分析

流程管理實戰(zhàn)方法論：使用建模等技術(shù)進行更好的流程分析

發(fā)布時間：2023-07-28
隨著疫情的變化，許多原本熟悉的工作性質(zhì)和方式也在不斷變化。遠程工作、社交距離以及自動化都在新的變化下發(fā)揮了作用，同時流程分析也為業(yè)務(wù)改變帶來了幫助。
編輯切換為居中

當我們需要對流程進行分析和建模，以預(yù)測自動化，并確保所有必需的步驟仍在分布式環(huán)境中進行時，流程分析變發(fā)揮價值。由于員工可能分散在不同的地點，并且因為人際交往受到限制，這種分析理解不會像以往傳統(tǒng)方式那樣面對面來實現(xiàn)。此外，為響應(yīng)分布式工作環(huán)境，流程將發(fā)生變化，無論是明確的還是默認的。相反，流程挖掘（包括跨多個應(yīng)用程序監(jiān)控用戶操作的桌面代理）將成為業(yè)務(wù)分析師的關(guān)鍵工具。
對于許多業(yè)務(wù)（流程）分析師來說，這將是一個根本性的轉(zhuǎn)變。目前，一些業(yè)務(wù)分析師根本不做分析，而是提供更多的業(yè)務(wù)文檔功能。這可能是由于缺乏培訓來為他們提供所需的分析技能，或者可能是企業(yè)將業(yè)務(wù)分析師角色視為記錄者而不是創(chuàng)新者。記錄當前的流程和程序很有價值，但這并不是真正的分析，也不太可能發(fā)現(xiàn)徹底改進的機會。由于這種將業(yè)務(wù)分析師視為文檔記錄者的觀點，許多企業(yè)只提供了文檔工具給分析師：用于構(gòu)建流程和決策的BPMN、CMMN和DMN模型的建模工具；或用于繪制用戶界面的線框和其他繪圖工具；以及常用的辦公生產(chǎn)力工具套件，用于編寫基于文本的研究結(jié)果描述。
收集信息作為本文檔的輸入通常是通過觀察來完成的：在某人執(zhí)行任務(wù)時對其進行工作跟蹤（這對任務(wù)程序很有用，但對整個流程沒有幫助），采訪團隊關(guān)于他們的操作流程，或查看運營指標（顯示衡量的內(nèi)容，但不一定與公司目標保持一致）。在此信息收集結(jié)束時，業(yè)務(wù)分析師對實際發(fā)生的事情的看法并不完整或并不正確，并且可能對流程如何與目標聯(lián)系起來知之甚少。
多年來我們其實已經(jīng)大量使用流程分析技術(shù)，它們可以提供洞察力——但要確定它們并沒有完全完成分析，它們應(yīng)該只是收集到的數(shù)據(jù)的一部分。由于當前的遠程工作和社交距離，大多數(shù)觀察都需要遠程完成，這在觀察者和任務(wù)執(zhí)行者之間增加了一道屏障。
作為更完整的數(shù)據(jù)驅(qū)動分析的起點，了解實際的端到端業(yè)務(wù)流程非常重要，包括人工任務(wù)和與之交互的系統(tǒng)中的活動。這可以使用分析流程技術(shù)來完成，即流程挖掘和任務(wù)挖掘，它們測量真正發(fā)生的事情，而不是某人對發(fā)生的事情的記錄或解釋。
流程挖掘工具從ERP和CRM系統(tǒng)等系統(tǒng)中獲取歷史日志，然后自動推導(dǎo)出端到端的流程模型。不僅僅是提供一個單一的流程模型，流程挖掘顯示了流程實際執(zhí)行的所有不同方式，并幫助確定差異的原因。這是找到損壞的流程的好方法。
簡要了解流程挖掘的工作原理，我們有一個業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)。例如，它可能正在編排多項任務(wù)，包括一個用戶任務(wù)，用于輸入客戶數(shù)據(jù)，以及將訂單信息推送到我們ERP系統(tǒng)的服務(wù)任務(wù)。這些系統(tǒng)中的每一個都有自己的歷史日志，用于跟蹤事件以進行審計，但我們將利用該歷史日志來弄清楚整個流程是如何工作的。
一旦發(fā)現(xiàn)了實際流程，對其進行了分析以確定它們應(yīng)該是什么，并對這些未來狀態(tài)的流程進行建模，下一步就是模擬這些流程，以了解這些變化將產(chǎn)生什么影響。
模擬讓您可以對您的流程進行“假設(shè)”分析，而無需實際更改現(xiàn)實世界的流程。它也會幫助我們認清如下問題：
如果我們的吞吐量大幅增加，工作會在哪里堆積？
如果大幅減少，哪些資源會閑置？
如果流程的兩個部分并行運行，這將如何影響端到端的循環(huán)時間？
如果使用機器人流程自動化來自動化人工任務(wù)，這將節(jié)省多少時間和金錢？
模擬的結(jié)果幫助我們了解如何在成本和周期時間之間進行權(quán)衡，并找出在流程中分配資源的最佳方式。
在流程瞬息萬變的時代，例如我們現(xiàn)在隨著供應(yīng)鏈的變化和向遠程工作的轉(zhuǎn)變，企業(yè)需要更強的分析能力來弄清楚如何將其流程改寫為全新的東西。如果您是一名業(yè)務(wù)分析師，那么現(xiàn)在是問問自己和您的企業(yè)是否可以從使用更多數(shù)據(jù)驅(qū)動的分析中受益，以確定您在做什么以及其最佳的時機。